Studio Morgen Sales Cockpit

De uitdaging.

Cold calling valt of staat bij tempo. Een beller die tussen twee gesprekken door in een spreadsheet moet zoeken, verliest de helft van zijn dag aan administratie.

Er speelde ook een reputatieprobleem. Wanneer een lead klant wordt, mag die nooit meer opgebeld worden met een verkooppraatje. In een gedeelde lijst gebeurt dat vroeg of laat toch, en dan bel je je eigen klant koud op.

Het derde probleem zat na het gesprek. Een geïnteresseerde prospect kreeg een formulier met zesentwintig lege velden. Dat is huiswerk, en huiswerk stelt men uit.

Onze aanpak.

We hebben de cockpit rond de beller ontworpen in plaats van rond de database. Het scherm toont één lead tegelijk met alles wat je nodig hebt om te bellen. Sneltoetsen, automatisch doorschuiven naar de volgende en een undo voor wanneer je te snel klikt.

De lijst is opgedeeld in segmenten die overeenkomen met hoe een belronde echt verloopt: nog te bellen, terugbellen, info verstuurd. Een lead schuift door die fases zonder dat iemand hem handmatig moet verplaatsen.

Tegen het dubbelbelprobleem hebben we de levenscyclus in de data zelf gelegd. Zodra een lead klant wordt, verdwijnt hij uit elke bellijst. Dat is geen afspraak maar een regel in de database.

Het formulier hebben we omgekeerd. In plaats van zesentwintig lege velden krijgt de prospect zijn eigen gegevens al ingevuld te zien, opgezocht en klaargezet vóór het gesprek. Wat overblijft is nakijken en bevestigen in plaats van invullen.

Wat we opgeleverd hebben.

• Caller-first bellijst met segmenten voor te bellen, terugbellen en info verstuurd
• Sneltoetsen, automatisch doorschuiven en undo voor snel bellen
• Levenscyclus van lead naar klant, met klanten die automatisch uit de bellijst verdwijnen
• Intakeformulier in één klik versturen via een edge function
• Vooraf ingevuld intakeformulier op basis van opgezochte bedrijfsgegevens
• Partiële invulling bewaren zodat afhakers zichtbaar worden
• Bestanden zoals logo en foto's achteraf aanhangen aan een lopend dossier
• Dag-tellers, belhistorie en opvolging per lead
• KPI-dashboards voor pipeline, terugkerende omzet en verlengingen

Wat dit project bijzonder maakt.

Het interessantste aan dit project is wat we niet gebouwd hebben. Er is bewust geen volwaardig CRM gemaakt. De opdracht was bellen sneller maken, niet een tweede systeem toevoegen waar iedereen data in moet onderhouden.

Het tweede is de omkering van het intakeformulier. Het oorspronkelijke probleem leek een formulierprobleem: te lang, te saai. De echte oorzaak was dat we de prospect werk gaven dat wij ook zelf konden doen. Door de gegevens vooraf op te zoeken en in te vullen, verandert de vraag van vul dit in naar klopt dit.

Dat is een patroon dat breder werkt dan deze tool. Elke keer dat je een gebruiker iets laat intypen wat je zelf kan weten, verlies je mensen.

Het resultaat.

De cockpit draait live op een eigen subdomein en wordt gebruikt door de owner, de partner en de bellers, met meer dan zevenhonderd leads in het systeem.

De verkooptrechter is voor het eerst meetbaar van bellijst tot klant. Dat leverde meteen een ongemakkelijk maar bruikbaar inzicht op: de flessenhals bleek niet het formulier te zijn maar het belvolume. Zonder die meting was daar nog maanden aan het verkeerde uiteinde gesleuteld.