Creative Hero Command Center

De uitdaging.

Een bureau met tientallen actieve klanten draait al snel op een verzameling losse tools. Taken in de ene app, klantgegevens in de andere, wachtwoorden in een derde, en de rest in iemands hoofd.

Dat werkt zolang je klein bent. Daarna begint het te schuren. Een terugkerende onderhoudstaak wordt vergeten omdat ze nergens staat. Een lead blijft twee weken liggen omdat niemand ziet dat er niets mee gebeurd is. Inloggegevens van een klant staan in een oude mailthread.

De vraag was niet welke tool we moesten kopen, maar welke we moesten bouwen.

Onze aanpak.

We hebben het bureau zelf als datamodel genomen. Klanten, leads, projecten, taken en deliverables zitten in één database met echte relaties tussen elkaar, zodat een taak altijd aan een klant en een project hangt.

Daarbovenop zit de laag die het dagelijks werkt maakt. Opgeslagen weergaven en slimme filters brengen naar boven wat vandaag telt: wat staat er vandaag, wat is achterstallig, welke leads zijn heet. Terugkerende taken en retainer-playbooks per klant zorgen dat maandelijks onderhoud niet meer afhangt van iemands geheugen.

Een deel van het werk is volledig weggeautomatiseerd. Geplande social posts publiceren zichzelf op Facebook en Instagram via cron-routines. Andere routines halen dagelijks cijfers op en houden de status van integraties bij.

De AI-assist zit ingebouwd in de editor in plaats van ernaast. Met één toetscombinatie herschrijf je een stuk tekst zonder de cockpit te verlaten.

Wat we opgeleverd hebben.

• Beheer van klanten, leads, projecten, taken en deliverables in één database
• Opgeslagen weergaven en slimme filters voor vandaag, achterstand en hot leads
• Social posts planner met automatische publicatie op Facebook en Instagram
• Geautomatiseerde cloud-routines via cron voor publicatie en cijfers
• AI inline-assist met presets, rechtstreeks in de editor
• Beveiligde credentials-vault achter een server-side toegangspoort
• Terugkerende taken en retainer-playbooks per klant
• Mobiel responsive en installeerbaar als progressive web app

Wat dit project bijzonder maakt.

De beste test voor software is of je hem zelf elke dag gebruikt. Deze cockpit is het besturingssysteem van het bureau: als er iets niet klopt, merken we dat dezelfde dag nog.

Dat maakt de ontwikkeling anders. Er is geen oplevering en daarna stilte. Functies die niet gebruikt worden verdwijnen weer, en wat schuurt wordt meteen gefixt omdat wij degenen zijn die eraan storen.

Het levert ook iets op voor klantwerk. Alles wat we hier voor onszelf uitzoeken over rollen, automatisatie, geplande publicatie en veilige opslag van gegevens, is direct bruikbaar in de tools die we voor anderen bouwen.

Het resultaat.

De cockpit draait live op een eigen subdomein en wordt dagelijks gebruikt voor het volledige klantwerk van Creative Hero.

Klantgegevens, projecten, terugkerende taken, geplande publicaties en inloggegevens zitten op één plek in plaats van verspreid over losse tools.